FinancialFamily - сайт о личных финансах, семейном бюджете и домашней бухгалтерии
 Журнал о деньгах                        
Спонсор проекта

 
Искусство успевать без стресса. Часть 1

Автор статьи: Андрей Банников, FinancialFamily.ru

Перед теми, кто имеет в своей жизни определенные цели, кто хочет многого добиться и многое успеть не только в бизнесе и на работе, но также и в личной жизни, постоянно стоит вопрос экономного, но при этом эффективного распоряжения имеющимся запасом времени. Но с переходом из промышленного века в век информации, классический тайм менеджмент все чаще и чаще показывает свою несостоятельность.

Кто из нас не переживал в своей жизни дни, недели, а то и месяцы, когда масса неожиданных дел, событий, звонков и прочих форс мажорных обстоятельств разрушали все наши планы и намерения. Дела зачеркивались на одном листе ежедневника и переносились на другой изо дня в день. Перед друзьями и родными приходилось извиняться за отмененные встречи, пикники и совместные прогулки. Себе, в который раз, отказывали в мечте выучить английский, научиться играть на гитаре, изучить фотоискусство… Всего не перечесть.

Многие из вас узнали себя? А это всего лишь общее описание моего опыта. После нескольких тщетных попыток, после массы обработанных книг по классическому тайм менеджменту я уже начал прощаться с мыслью о том, что в этой жизни можно успевать, а пишущих о своих успехах людей подозревал во лжи. Но, совсем случайно, мне в руки попала книга Девида Алена «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». С этого момента началось возрождение моей веры в возможность успеть все важное и необходимое и многое из приятного и желаемого. С этого момента начался новый отсчет моей жизни в сфере организации времени.

Девид Ален не отрицает и не отбрасывает инструменты и методы классического ТМ. Вообще инструментам и методам в книге уделено не основное внимание. В первую очередь книга направлена на то, чтобы познакомить вас с новой системой, я бы даже сказал с новой философией  организации дел. Эта система стала известна как система GTD (Getting Things Done). Итак, начнем.

Преамбула

Мы должны уяснить себе перед тем, как приступить: каждый шаг — важное звено в создании системы. Если мы решим, что некоторые или хотя бы один пункт для нас неважен или неактуален, то система не сможет работать стабильно, но скорее всего, не сможет работать вообще.

Для формирования системы нам нужно выделить время, которое впоследствии окупится во стократ. Желательно, чтобы это был выходной день, который мы и посвятим созданию «центра управления полетами».

1. Начало. Сбор рутины.

Первым шагом будет сбор всей рутины. Рутина это то, что нуждается в решении, все, что ждет от вас ответа, реакции и каких-либо действий. Это очень важно понять. Мы должны собрать не самое главное, не основное, не то что «Горит», мы должны собрать все. Абсолютно все:

— поломанные приборы;

— любые идеи, незавершенные проекты или мечты, которые можно воплотить в жизнь, даже, если пока вы не знаете, будете ли когда-нибудь ими заниматься;

— компьютерные файлы, находящиеся не на месте;

— неоплаченные чеки, незаконченные отчеты, письма без ответа;

— старые журналы, рекламные проспекты и другие подобные материалы;

— предметы, требующие вашего внимания: скрипучая дверь, комната, созревшая для ремонта…

— текущие дела, которые находятся в процессе выполнения;

— и многое другое.

Все, на что можно повесить ярлык «нужно», «требуется», «должен», «не плохо бы», «может быть». Предметы могут быть собраны в одну кучу или ящик, большие записаны на бумаге. Компьютерные файлы — в папку «Корзина» или «Входящие». Бумаги — в лоток. Журналы — в стопку. Дела — на бумагу.

Чтобы сбор информации всегда был результативным и не давал сбоя, надо запомнить 3 главных условия:

1. Вся рутина должна быть собрана и «выброшена из головы» в ящики, лотки, стопки…

2. Обходитесь как можно меньшими числом «емкостей» для сбора.

3. Регулярно опустошайте «емкости».

Так же, после первого всеобщего сбора, в течение последующих дней, когда будут возникать новые идеи, мысли, проекты, потребности, не ждите удобного момента или конца дня. Сразу же фиксируйте все во «Входящие». Это позволить держать сознание чистым. И потом, когда будет время, можно будет произвести обработку задач.

2. Обработка задач.

Первый вопрос, который нам необходимо задать, когда мы приступаем к обработке задач и достаем первый «лот»: «Можно ли что-то с этим сделать?». Ответов будет 2: «ДА» или «НЕТ». Второй вариант предполагает, что «лот»:

1. Простой мусор.

2. Что-то, что не требует действий сейчас, но возможно потребует в будущем (придержать).

3. Справочная информация (пометить).

Если же «лот» требует действий, то мы должны сразу же выяснить к какому результату должны привести нас эти действия. Если это целый проект, то мы должны записать «лот» в список «Проекты», к которому мы будем периодически обращаться, чтобы держать под контролем незаконченные проекты.

Далее, вне зависимости от того «лот» является проектом или простой задачей, мы должны определиться со следующим конкретным действием. «Следующие действие» — это конкретный, ощутимый, видимы, физический шаг, который нам предстоит совершить, чтобы приблизиться к цели. «Составить презентацию» — это не «следующая цель», если нам нужно подобрать иллюстрации, найти информацию, сделать графики. В этом случае следующим действием может быть: Поиск в интернете изображений на тему: «Водопад». Определившись с конкретным следующим действием, следуйте следующему алгоритму:

1. Выполнить. Если действие занимает меньше двух минут – выполните его сразу же, как только выяснится, что оно необходимо.

2. Перепоручить. Если действие все же занимает больше двух минут, спросите себя: должен ли именно я выполнять его? Если ответ отрицательный, перепоручите его тому, кто должен или может этим заняться.

3. Отложить. Если все же именно вы должны выполнить это действие, и оно занимает больше двух минут, то внесите его в список: «Как только – так и сразу» или «Список первоочередных дел». Если же дело можно выполнить только в определенный день и/или в определенно время, занесите его в ежедневник и/или поставьте напоминание. О том, какие дела нужно заносить в ежедневник, а какие строго запрещено туда заносить, мы с вами поговорим в следующий раз.


16

В следующей части статьи мы поговорим с Вами об организации всей полученной информации. Оставайтесь с нами! 

Вам понравилась эта статья? Добавьте ее в закладки:

Вы хотите быть в курсе новых публикаций на тему личных финансов?


 

Ваша оценка статьи:

Комментарии к статье:

Рассылка


Также интересно по теме:
Тайм-менеджмент

Как управлять рабочим временем сотрудников?


Для руководителей современных компаний не секрет: определенную часть офисных часов сотрудники растрачивают впустую. По данным ряда исследований, на это уходит как минимум 10 % рабочего времени. Cколько времени на личные дела можно подарить сотрудникам, чтобы от этого не страдал бизнес? И нужно ли отслеживать жизнь в офисе по минутам?
Продолжить чтение...

 

 

Copyright © 2004-2012 ООО "Сэнюэл" (Sanuel Ltd.) Все права защищены.